Com a chegada das festas de fim de ano, muitas empresas enfrentam um desafio: como regular a prática de oferecer e receber brindes e presentes, que pode ser interpretada tanto como uma demonstração de cordialidade quanto, em alguns casos, uma tentativa de influência indevida. Para evitar fraudes e subornos, é essencial que as organizações estabeleçam uma política clara sobre brindes e presentes no seu Código de Conduta, orientando colaboradores e prevenindo situações desconfortáveis ou de conflito de interesses.
Por Que Estabelecer uma Política de Brindes e Presentes?
Apesar de parecer uma prática natural de construção de boas relações comerciais, a oferta e o recebimento de brindes e presentes precisa ser regulada. Sem um conjunto de regras bem definidas, esses gestos de cordialidade podem ser mal interpretados, gerando desconfiança e até mesmo dúvidas sobre a integridade de quem os recebe ou oferece. Uma política clara protege tanto a empresa quanto seus colaboradores contra eventuais suspeitas de suborno ou comportamento antiético.
Diretrizes para Receber Brindes e Presentes
A política deve definir claramente o que é permitido ou não em termos de brindes e presentes. Aqui estão algumas diretrizes que podem ser incorporadas ao Código de Conduta:
- Proibição de pedir brindes ou presentes: nenhum colaborador (ou membro de sua família) deve solicitar ou aceitar de fornecedores, parceiros ou clientes qualquer quantia em dinheiro, presentes ou favores que possam ser vistos como tentativa de influência ou que possam gerar desconfiança;
- Recusa de presentes inadequados: caso um presente seja oferecido e não se encaixe nos critérios da política, o colaborador deve recusá-lo educadamente, explicando que o Código de Conduta da empresa não permite o recebimento de certos itens;
- Exceções: em situações nas quais recusar o presente poderia ser considerado rude, o colaborador poderá aceitar o item, mas deve comunicar imediatamente à área de Integridade, justificando o recebimento. Esse procedimento contribui para a transparência e protege o colaborador em caso de questionamentos futuros.
Critérios para Recebimento de Brindes e Presentes
Para evitar conflitos, a política deve incluir limites de valor e orientações sobre os tipos de brindes e presentes que podem ser aceitos. Por exemplo:
- Valor máximo: os presentes devem ter um valor limitado estabelecido na política;
- Itens sem valor comercial: apenas brindes que não possuam valor comercial, como cadernos, agendas, canetas, calendários e pen drives;
- Itens de distribuição ampla: os presentes devem ser parte da estratégia de comunicação do cliente, fornecedor ou parceiro e amplamente distribuídos, não algo exclusivo;
- Propósito claro: os itens devem fazer parte de uma estratégia de divulgação da marca, sem qualquer conotação de tentativa de influência;
- Diretrizes internas: Sempre considerar as diretrizes institucionais que tratam sobre o assunto, e em caso de dúvidas, procurar o departamento responsável pelo tema do Compliance;.
Regras para Oferecimento de Brindes e Presentes pela Empresa
Assim como para o recebimento, o oferecimento de brindes e presentes também deve seguir critérios rigorosos para evitar interpretações equivocadas. Por exemplo:
- Valor máximo: os presentes oferecidos pela empresa devem ter um valor limitado estabelecido na política;
- Divulgação da marca: os brindes devem ter o objetivo de promover a marca da empresa e ser confeccionados em larga escala, sem valor comercial ou exclusividade;
- Intenção transparente: qualquer presente oferecido deve ser visto como um gesto de cordialidade e nunca como uma tentativa de influenciar decisões ou obter vantagens;
- Diretrizes internas: Considerar avaliar a política de recebimento de brindes do destinatário, a fim de identificar particularidades e regras estabelecidas.
Boas Práticas para Troca de Brindes e Cortesias no Mês de Dezembro”
Com a chegada de dezembro, é essencial estarmos atentos às políticas da empresa e dos clientes ao aceitar ou oferecer brindes e cortesias. Para ajudar, reunimos algumas dicas importantes:
Ao Receber um Brinde
- Consulte o Código de Conduta ou a Área de Compliance
Certifique-se de que a aceitação está dentro dos limites estabelecidos pela sua empresa. - Avalie a Situação do Fornecedor
Se o brinde for de um fornecedor, verifique se ele está envolvido em processos de cotação ou renovação de contratos. - Cheque o Valor
Caso haja um valor máximo aceitável definido, confira o preço de mercado do presente ou cortesia.
Ao Oferecer um Brinde
- Verifique as Regras do Cliente
Consulte as políticas no Código de Conduta, no site do cliente ou diretamente com o contato responsável. - Priorize Simplicidade e Identidade
Prefira brindes com a logo da empresa e evite itens de luxo ou com alto valor. - Tire Dúvidas com a Área de Compliance
Sempre que estiver em dúvida, procure orientação para garantir que sua ação está em conformidade.
Adotar essas práticas ajuda a manter a transparência, a ética e o respeito nas relações profissionais.
Implementação e Comunicação da Política
Para que a política de brindes e presentes seja realmente efetiva, ela deve ser claramente comunicada a todos os colaboradores e integrada ao Código de Conduta da empresa. Treinamentos regulares, especialmente antes de períodos festivos, ajudam a reforçar a importância e as diretrizes da política.
Além disso, a implementação de um canal de denúncias anônimas, como o Ouvidor Digital, é fundamental para garantir a efetividade da política. Por meio desse canal, colaboradores, fornecedores e outros stakeholders podem relatar irregularidades ou comportamentos suspeitos que presenciem, sem medo de represálias. Isso fortalece o compromisso da empresa com a ética e a transparência, criando um ambiente onde todos se sintam seguros para reportar eventuais desvios e onde a integridade é sempre valorizada.
Conteúdo escrito pelo Ouvidor Digital
